دانشگاهیان محترم؛ خواهشمند است قبل از ثبت نام به دقت نکات ذیل را مطالعه و رعایت فرمائید: ثبت نام و قرعه کشی ثبت نام از تاریخ 98/11/27 تا 98/12/3 می باشد، و نتایج قرعه کشی از تاریخ 98/12/5 در سایت لبیک قابل رؤیت خواهد بود. اعزام عتبات دانشگاهیان در این دوره ازتاریخ 98/12/18 آغاز و تا 99/01/27 ادامه خواهد داشت. هر فرد می تواند در هنگام ثبت نام، دو اولویت متفاوت برای تاریخ سفر خود انتخاب نماید. با توجه به اینکه برای هر تاریخ اعزام، قرعه کشی مجزا صورت خواهد پذیرفت، شانس پذیرفته شدن در تاریخ های پر تقاضا مثل ایام عید نوروز کمتر خواهد بود. هزینه و مدت سفر به دلیل ارتباط مستقیم هزینه سفربا نرخ ارز،هزینه سفر در طول بازه اعزام ثابت نبوده و با افزایش و یا کاهش احتمالی نرخ ارز متغیر می باشد. هزینه کاروان های عتبات دانشگاهیان برای کاروان های هوایی حدوداً 4 میلیون تومان و زمینی 2 میلیون تومان خواهد بود، که نرخ هر استان با توجه به دوری و نزدیکی به مرز، متفاوت می باشد. هزینه دقیق سفر پس از اعلام سازمان حج نهائی می شود. کاروان های مناسبتی ایام نوروز (24 اسفند تا 9 فروردین)، بنا بر تصمیم سازمان حج و زیارت؛ حدود 10 درصد افزایش قیمت خواهد داشت. نکته بسیار مهم: مبلغ تقریبی هزینه سفر اعلام شده با توجه به قیمت ارز نیمائی محاسبه شده است و احتمال افزایش یا کاهش هزینه ها در طول بازه اعزام وجود خواهد داشت. همچنین با توجه به وضعیت ناپایدار در اعزام اکثر استانها؛ احتمال تغییر زمان حرکت و یا تغییر اعزام هوائی به زمینی، وجود دارد. تاریخ و هزینه سفر طی بازه ای 14 روزه از زمان شروع اعزام تا انتهای دوره بروز رسانی گردیده و از طریق سامانه و پیام کوتاه به اطلاع زائرین گرامی خواهد رسید. کاروانهای در نظر گرفته شده برای دانشگاهیان در قالب کاروان های حج و زیارت بوده و درجه آن در اعزام های هوایی A و در اعزام های زمینی C می باشد. همچنین قیمت کاروان های دانشجویی نسبت به کاروان های عادی سازمان حج و زیارت (در مقایسه کاروان های هم درجه و هم ردیف آن) کمی ارزانتر می باشد. مدت سفر هفت شب؛ شامل سه شب نجف، سه شب کربلا و یک شب کاظمین(زیارت سامرا به صورت عبوری) می باشد. قوانین کلی -کلیه دانشگاهیان اعم ازاساتید، کارمندان و دانشجویان دانشگاه ها (غیر از دانشجویان دختر مجرد)می توانند درثبت نام عتبات دانشگاهیان شرکت نمایند. - دانشگاهیان می توانند به صورت فردی ویا در صورت تمایل تا سه نفر همراه : شامل همسر و دو فرزند را نیز به همراه خود ثبت نام نمایند. - با توجه به شرایط کنونی عراق ، اعزام دانشجویان دختر مجرد به تنهایی یا به همراه محارم در این دوره مقدور نمی باشد. -  دختران دانشجوی متاهل مشکلی برای ثبت نام (به همراه همسر) نخواهند داشت - اعزام پدر و مادر به همراه دانشگاهیان به هیچ عنوان مقدور نمی باشد. - دفتر زیارتی اعزام کننده از استان محل تحصیل و یا تدریس خواهد بود. به دلیل اینکه تعیین کاروان و تاریخ اعزام، توسط شخص زائر صورت می گیرد، امکان جابه جائی درمراحل بعدی وجود نخواهد داشت. - دانشجوی متقاضی می‌بایست در هنگام ثبت نام مشغول به تحصیل باشد و برای اساتید و کارمندان محترم، داشتن شماره حکم کارگزینی الزامی است. - افرادی که قبلاً با کاروان‌های عمره یا عتبات دانشجویی (دانشگاهیان) مشرف شده‌اند منعی برای ثبت نام و تشرف در قالب کاروان‌های عتبات دانشگاهیان را نخواهند داشت. - قبل از ثبت نام همراهان با ایشان مشورت کرده و پس از اطمینان از تمایل آنها برای سفرثبت نام نمایید .در ضمن وارد کردن کد ملی حقیقی و منطبق با ثبت احوال اجباری می باشد. - با توجه به مستقل بودن حج و زیارت کاشان از استان اصفهان و تعداد زیاد درخواست اعزام از این شهر، متقاضیان می توانند در گزینه انتخاب استان ،کاشان را انتخاب و از اعزام با کاروانهای دانشگاهی این شهر بهره مند گردند. تسهیلات ویژه کاروان های دانشجویی با مساعدت بانک ملت، به کلیه زائرین(اعم از اساتید؛ دانشجویان و کارمندان)، تسهیلات قرض الحسنه به مبلغ 30 میلیون ریال برای کاروان های هوائی و 15 میلیون ریال برای کاروان های زمینی با بازپرداخت 18 ماهه (کارمزد 4 درصد) اعطا خواهد شد. تسهیلات بانک ملت به یک نفر همراه(فقط همسر) نیز تعلق خواهد گرفت. همچنین طبق تفاهم نامه با صندوق رفاه وزارت علوم؛ دانشجویان دانشگاه های زیرمجموعه وزارت علوم می توانند از تسهیلات این صندوق نیز استفاده نمایند. مبلغ تسهیلات برای دانشجویان مجرد، 10 میلیون و دانشجویان متاهل، 15 میلیون ریال می باشد. ازجمله مزایای عتبات دانشگاهیان یکدست دانشگاهی بودن اعضاء کاروان؛ برنامه های فرهنگی ویژه برای دانشگاهیان در سفر، اعطاء تسهیلات قرض الحسنه، وهمچنین سهولت اخذ مجوز خروج از کشور مشمولین(که نیازی به مراجعه خود شخص به نظام وظیفه و ارائه وثیقه و سایر موارد نیست و این کار توسط ستاد عمره و عتبات دانشگاهیان طبق ضوابط مندرج در دفترچه راهنما صورت می گیرد) می باشد.